Acklamation: Röstning genom bifallsrop. Hos HRF även genom uppräckning av röstkort.
Ajournering: Avbrott i sammanträdet. Tidsbegränsad paus.
Ansvarsfrihet: Beviljas styrelsen, om inga anmärkningar finns mot styrelsens förvaltning. Den auktoriserade revisorn lämnar rekommendation i sin revisionsberättelse om hen anser att kongressen bör bevilja ansvarsfrihet eller inte.
Arbetsordning: Anger formerna för kongressens arbete. Kongressen fattar beslut om arbetsordningen i början på kongressförhandlingarna.
Begära ordet: Alla som har yttranderätt och vill säga något inför kongressen måste först begära ordet.
Beslut: Besluten på kongressen fattas i första hand genom acklamation, det vill säga genom att ombuden svarar ja och håller upp sina röstkort. Om någon begär votering räknas rösterna istället.
Dagordning: En lista med punkter som ska behandlas av kongressen. Dagordningen för kongressen fastställs av ombuden i början av kongressen, men i vilken ordning frågorna behandlas kan ändras under kongressens gång.
Digitalt mötessystem: Precis som på kongressen 2016 kommer HRF använda ett digitalt mötessystem. Det innebär att alla ombud och andra representanter har läsplattor där de kan begära ordet, göra yrkanden, läsa dokument, göra anteckningar, rösta med mera.
Distriktsrepresentant: Varje distriktsstyrelse har rätt att utse en representant till kongressen. Representanten har yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt.
Föredragande: Den person som presenterar en fråga eller ett förslag. På kongressen är det främst förbundsstyrelsen och valberedningen som är föredragande i olika ärenden.
Förslagsrätt: Kongressombud, förbundsstyrelsen, valberedningen, revisorerna, generalsekreteraren samt distriktsstyrelsernas representanter har rätt att lägga förslag vid kongressen.
Handlingar: Med kongresshandlingar avses de dokument och underlag som kongressen behandlar och har att ta ställning till, till exempel förbundsstyrelsens förslag samt motioner med yttranden. Alla kongresshandlingarna, förutom valberedningens förslag, skickas ut två månader före kongressen.
Kongressbyrån: Svarar på frågor och ger praktisk service till deltagarna under alla kongressdagarna.
Kongresstema: Temat för HRFs kongress är ”En växande kraft”.
Kongressperiod: HRF har ordinarie kongress vart fjärde år, vilket innebär att en kongressperiod är fyra år. Nästa kongressperiod är 2021-2024.
Kongresswebben: En källa till information om det mesta som rör kongressen – handlingar, program, nyheter, förslag, vägbeskrivningar, kontaktuppgifter med mera.
Kvalificerad majoritet: Vid stadgeändringar krävs kvalificerad majoritet, det vill säga att minst två tredjedelar (2/3) av kongressombuden röstar för ändringsförslaget.
Motioner: Föreningar, distrikt och enskilda HRF-medlemmar kan lämna förslag, så kallade motioner, till kongressen. Motioner ska vara förbundet tillhanda senast den 28 november 2019. De skickas in via ett formulär på HRFs kongresswebb.
Nominering: Förslag på personer inför val till förtroendeuppdrag. Valberedningen tog emot nomineringar inför kongressen (val av förbundsstyrelse och revisorer) till och med den 26 november.
Observatör: HRF-medlem (oftast föreningsaktiv) som närvarar vid kongressen och följer förhandlingarna, men som inte har vare sig rösträtt eller förslags- och yttranderätt.
Ombud: Kongressdeltagare med rösträtt, utsedd av en förening. Varje HRF-förening får enligt stadgarna anmäla ett kongressombud för varje påbörjat 300-tal registrerade medlemmar i respektive förening per den 30 september 2019, för vilka medlemsavgift har erlagts.
Ordningsfråga: Inlägg i debatten som har med mötets genomförande att göra och inte direkt med sakfrågan. Begärs muntligt och bryter talarlistan.
Permission: Om ett kongressombud inte kan närvara vid viss del av kongressförhandlingarna måste hen lämna in en skriftlig ansökan om permission, med tydlig motivering, till presidiet. Presidiet kan sedan avslå eller bevilja ansökan.
Plenum: En arbetsform/lokal där alla som deltar sitter i en och samma sal. Pleniarbete innebär också att bara en person i taget talar, från en talarstol, så att alla närvarande kan uppfatta vad som sägs.
Presidium: Presidiet leder kongressens arbete.
Program: Kongressens program anger ungefärliga tidsramar för kongressen – när förhandlingarna börjar och slutar, när det är paus för måltider och så vidare. Kongressen fattar inga formella beslut om programmet.
Propositionsordning: Ett beslut kan bestå av flera delar. Presidiet föreslår då kongressen i vilken ordning den ska fatta beslut i ett visst ärende. Propositionsordningar är särskilt viktiga vid komplexa frågor, där rätt ordning är en förutsättning för att kunna fatta ett fungerande och entydigt beslut.
Protokoll: Kongressens beslut nedtecknas i kongressprotokollet. Kongressbesluten träder i kraft först när protokollet är justerat. Delar av ett kongressprotokoll kan justeras omedelbart, om kongressen så beslutar.
Redaktionsutskott: En arbetsgrupp som får kongressens uppdrag att bearbeta ett ursprungligt förslag för att sedan återkomma till kongressen ett nytt förslag. I ett redaktionsutskott ingår såväl förtroendevalda som anställda med sakkunskap.
Registrering: Alla kongressdeltagare ska registrera sig vid ankomsten till kongresslokalerna.
Reservation: Invändning mot beslut. Fritar reservanten från ansvar för beslutet. Anmäls i samband med beslutet och ska inkomma till presidiet samma dag. Reservanten själv ansvarar för att reservationen kommer in skriftligt.
Revisorer: Förbundets revisorer väljs av kongressen och har till uppgift att granska förbundsstyrelsens arbete under hela verksamhetsåret för medlemmarnas räkning. Det innebär att de bland annat ska kontrollera att styrelsen genomför de beslut som den förra kongressen fattade. HRFs auktoriserade revisor granskar framför allt att styrelsen sköter HRFs ekonomi på ett riktigt sätt.
Röstkort: Ett kort med ombudets nummer som ombudet sträcker upp vid omröstningar i plenisalen.
Rösträkningsutskott: En grupp kongressombud som får i uppdrag att övervaka att omröstningar genomförs på ett korrekt sätt.
Rösträtt: Endast kongressombud har rösträtt på kongressen.
Sluten omröstning: En omröstning där det inte syns hur varje ombud röstar. Sker oftast vid val och genomförs om minst ett ombud begär det.
Streck i debatten: En ordningsfråga. Begärs muntligt och bryter talarlistan. Efter beslut om streck kan inga ytterligare talare sätta upp sig på talarlistan.
Votering: Rösträkning i samband med beslut. Beslut fattas i första hand genom acklamation (se ovan). Om någon begär votering i direkt anslutning till beslutet räknas rösterna, med hjälp av ett mentometersystem eller genom manuell rösträkning.
Valberedning: En grupp personer, utsedda av föregående kongress, med uppdrag att ta fram förslag på personer till olika förtroendeuppdrag. Valberedningen kommer till kongressen med förslag på förbundsordförande, förbundskassör, övriga ledamöter i förbundsstyrelsen samt revisorer. De lägger också förslag på vem som ska sitta i kongressens redaktionsutskott.
Yrkande: De förslag som kongressombuden lägger på kongressen. Ska lämnas skriftligt till presidiet.
Yttranderätt: Kongressombud, förbundsstyrelsen, valberedningen, revisorerna, generalsekreteraren samt distriktsstyrelsernas representanter har rätt att yttra sig vid kongressen.