Checklista för arrangör och/eller mötesledare

Här hittar du en lista på det viktigaste att tänka på som arrangör av ett digitalt möte. 

Checklista

1. Inhämta eventuella tolkbehov redan i samband med anmälan

2. Kontakta tolkcentralen och lägg en bokning så tidigt som möjligt

3. Välj den mötesplattform som ska användas och kontrollera tolkfunktionerna

4. Vad måste göras i förväg och vad görs under mötet 

• Hur får tolkarna rätt behörighet och hur blir de synliga för tolkanvändare, kontrollera plattformens manual eller fråga tolkarna
• Ska skrivtolkning visas som undertext eller extern länk, kom överens med skrivtolkarna om lämplig lösning
• Hur skickas eventuell skrivtolkslänk ut till deltagarna före och under mötet
• Vilka inställningar måste göras avseende tolkning, textning och språkval, kontrollera i plattformens manual
• Informera tolkanvändare i förväg om hur de ska göra för att se tolkning respektive textning

5. Planera eventuell gruppindelning i mötet – tolkar måste placeras i tolkanvändares grupp

6. Välj en kamera och kameraplacering som ger bra bild

7. Välj en mikrofonlösning som ger bra ljud

8. Välj hörlurar eller hörhjälpmedel så du själv hör bra i mötet

9. Kontrollera belysning och ljudmiljö om du ska vara aktiv i mötet

10. Gäller det hybridmöte – säkerställ att hörslinga i rummet fungerar och att mikrofoner är anslutna till den.

11. Formulera enkla spelregler och skicka ut dem i samband med anmälningsbekräftelsen.

12. Finns det möjlighet att erbjuda ett testmöte i den aktuella mötesplattformen är det ofta helt avgörande för den digitala tryggheten och kvaliteten på det kommande mötet.