Checklista för arrangör och/eller mötesledare
Här hittar du en lista på det viktigaste att tänka på som arrangör av ett digitalt möte.
Checklista
1. Inhämta eventuella tolkbehov redan i samband med anmälan
2. Kontakta tolkcentralen och lägg en bokning så tidigt som möjligt
3. Välj den mötesplattform som ska användas och kontrollera tolkfunktionerna
4. Vad måste göras i förväg och vad görs under mötet
- Hur får tolkarna rätt behörighet och hur blir de synliga för tolkanvändare, kontrollera plattformens manual eller fråga tolkarna
- Ska skrivtolkning visas som undertext eller extern länk, kom överens med skrivtolkarna om lämplig lösning
- Hur skickas eventuell skrivtolkslänk ut till deltagarna före och under mötet
- Vilka inställningar måste göras avseende tolkning, textning och språkval, kontrollera i plattformens manual
- Informera tolkanvändare i förväg om hur de ska göra för att se tolkning respektive textning
5. Planera eventuell gruppindelning i mötet – tolkar måste placeras i tolkanvändares grupp
6. Välj en kamera och kameraplacering som ger bra bild
7. Välj en mikrofonlösning som ger bra ljud
8. Välj hörlurar eller hörhjälpmedel så du själv hör bra i mötet
9. Kontrollera belysning och ljudmiljö om du ska vara aktiv i mötet
10. Formulera enkla spelregler och skicka ut dem i samband med anmälningsbekräftelsen.
11. Finns det möjlighet att erbjuda ett testmöte i den aktuella mötesplattformen är det ofta helt avgörande för den digitala tryggheten och kvaliteten på det kommande mötet.
Hybridmöten
12. Säkerställ att hörslinga till det fysiska rummet fungerar och att slingljudet är anslutet till dator.
Här kan du ladda ner och skriva ut en fullständig checklista för dig som är arrangör i digitala möten.