2. Rollfördelning
Del 2 av 5 – Arrangera digitala möten.
Vid möten med många deltagare är det bra att inte vara helt ensam om ansvaret. Det är svårt att hinna se vem som begär ordet eller om det skrivs frågor i chatten. Behöver någon deltagare lite extra stöd är det bra med en mötesadministratör som kan ta individuell kontakt på lämpligt sätt för att på så sätt försöka lösa uppkomna problem.
Om insläpp till mötet sker manuellt är det bra att direkt försöka fånga upp deltagare som inte fått bild eller ljud att fungera på rätt sätt, och försöka hjälpa dem innan mötet startar.
Är ni fler som hjälps åt så var tydliga med vem som ska göra vad.
- Vem släpper in deltagarna i mötet
- Vem ska leda mötet
- Vem ansvarar för tekniken
- Vem hjälper deltagare som får problem
- Vem håller koll på chatten under mötet
Att tänka på som arrangör av digitala möten
- Inhämta eventuella tolkbehov redan i samband med anmälan.
- Kontakta tolkcentralen och lägg en bokning så tidigt som möjligt.
- Välj den mötesplattform som ska användas och kontrollera tolkfunktionerna.
- Planera eventuell gruppindelning i mötet – tolkar måste placeras i tolkanvändares grupp.
- Välj en kamera och kameraplacering som ger bra bild.
- Välj en mikrofonlösning som ger bra ljud.
- Välj hörlurar eller hörhjälpmedel så du själv hör bra i mötet.
- Kontrollera belysning och ljudmiljö om du ska vara aktiv i mötet.
- Formulera enkla spelregler och skicka ut dem i samband med anmälningsbekräftelsen.
- Finns det möjlighet att erbjuda ett testmöte i den aktuella mötesplattformen är det ofta helt avgörande för den digitala tryggheten och kvaliteten på det kommande mötet.
Här kan du ladda ner och skriva ut en fullständig checklista på vad du kan tänka på som arrangör av digitala möten.