A4 – Digitala möten

Delkurs 3 av 3.

Allmänt

Digitala möten kan se ut på många olika sätt men grundförutsättningen är att tre eller flera mötesdeltagare enskilt eller i grupp ansluter till en gemensam mötesplattform för kommunikation i ljud, text och bild. Alla som deltar på digitala möten kan bidra till upplevelsen för övriga genom att följa gemensamma spelregler. Tekniska problem kan uppstå. Det kan bli problem hos den enskilda deltagaren, arrangören eller i själva mötesplattformen eller kanske internetanslutningen. När sådant händer är det viktigt att försöka tänka logiskt och försöka lösa problemet så gott det går. För en arrangör kan det vara lämpligt att ajournera mötet några minuter för att reda ut problemet. För en deltagare kan det hjälpa att logga ut ur mötet och sedan logga in igen och se om det fungerar bättre då. 

Tips för deltagare

Som deltagare är det naturligt att först och främst tänka på de egna behoven av tillgänglighet, att man själv ser, hör och kan hänga med. Anmäl alltid eventuella tolkbehov i förväg så hinner även arrangören förbereda sig. Som deltagare är det viktigt att i förväg kontrollera hur egna hjälpmedel ansluts till den enhet som ska användas i mötet och hur textningsfunktionen eller tolkfönster fungerar i den mötesplattform arrangören valt. Tänk på att din egen närvaro ska vara tillgänglig för andra. Tala tydligt och använd en mikrofon som du stänger av när du inte talar. Se till att ha bra belysning och en rätt vinklad kamera så alla som deltar i mötet kan se dig ordentligt. På så sätt kan du bidra till en bättre upplevelse för alla.

Mer kunskaper om allt detta får du i kursen Att delta i digitala möten.

Liten checklista för deltagare

• Anmäl eventuellt tolkbehov till arrangören i god tid.
• Bestäm vilken eller vilka enheter som ska användas i det kommande mötet.
• Bestäm vilken kamera, mikrofon och ev högtalare/hörlurar som ska användas i mötet
• Öva på att ansluta hörapparat och/eller andra hjälpmedel till enheten
• Öva på att koppla in och/eller aktivera vald kamera respektive mikrofon
• Öva på att använda kamerafunktionen
• Öva på att använda mikrofonen
• Öva på att använda högtalare/hörlur respektive anslutna hörapparater
• Finns det möjlighet att genomföra ett testmöte i den aktuella mötesplattformen är det ofta helt avgörande för den digitala tryggheten och hur det kommande mötet blir.

Tips för arrangörer

För hörseltillgängliga digitala möten är det viktigt att i förväg ta reda på vilka behov de kommande deltagarna har vad gäller exempelvis textning och/eller teckenspråkstolkning. Det kan vara individuellt och det är viktigt att förstå att det inte finns en tolkmetod som passar alla. Vid fysiska möten är det vanligt att deltagarna redan i samband med anmälan får uppge om de har särskilda kostpreferenser och i så fall vilka. På samma sätt bör deltagare i digitala möten anmäla vilka tillgänglighetskrav som finns för att de ska kunna vara delaktiga.

Under själva mötet behövs enkla spelregler för samtliga deltagare. Det kan handla om att ha mikrofonen påslagen enbart när man ska tala, att justera kameran så ansiktet syns bra i bild och att bara en i taget har ordet. Ska mötesdeltagarna delas upp i grupper behövs noggrann planering för att tolkar ska vara tillgängliga i samma rum som tolkanvändarna.

Mer kunskaper om detta får du i kursen Att arrangera digitala möten.

Liten checklista för arrangörer

Gör det obligatoriskt att uppge eventuellt behov av skrivtolkning, teckenspråkstolkning, TSS-tolkning i samband med anmälan.

• Boka tolkar i god tid.
• Tänk igenom kameraval och belysning.
• Välj en extern mikrofon som tar upp ljudet nära ljudkällan.
• Välj vilken plattform som ska användas i mötet.
• Undersök plattformens funktioner vad gäller automatisk textning och val av språk.
• Undersök funktioner för tolkarnas närvaro i mötet.
• Tänk igenom mötesformen och eventuell gruppindelning.
• Formulera enkla spelregler och skicka ut dem i samband med anmälningsbekräftelsen.
• Finns det möjlighet att erbjuda ett testmöte i den aktuella mötesplattformen är det ofta helt avgörande för den digitala tryggheten och hur det kommande mötet blir.

Reflektera över

Föreställ dig att du ska delta på ett digitalt arbetsmöte. Vad behöver du tänka på för att du själv ska höra och få mötet textat? Vilken teknik bör du välja för att din hörselskadade kollega ska uppfatta det du säger så bra som möjligt?