C3 – Förberdelser

Delkurs 2 av 6. Redan vid inbjudan till mötet ska information om eventuella tillgänglighetsbehov lyftas. Det ska vara lätt för deltagare att upplysa om eventuellt tolkbehov. Lika lätt och självklart som det är att vid vanliga möten upplysa om allergier eller kostpreferenser så maten kan anpassas.  

Mötesledare, föredragshållare eller paneldeltagare ska alla uppmanas att använda headset med mikrofon eller extern bordsmikrofon för bästa möjliga ljudkvalitet.

Tips om tolkning

Boka alltid tolkar så tidigt som möjligt. När det gäller skrivtolkning så kan texten visas på olika sätt beroende på plattform. Olika tolkbolag eller tolkcentraler kan föredra olika tekniklösningar. I vissa fall finns lokala förutsättningar och regelverk som gör att tolkarna måste arbeta på ett visst sätt när de tolkar i digitala möten. Med bokning i god tid hinner man diskutera upplägget och komma överens om vilken metod som ska användas i det aktuella mötet.

Förberedelsematerial till tolkar

Oavsett vilken tolkmetod det handlar om är det värdefullt för tolkarna att kunna förbereda sig på vad mötet kommer att handla om. Stäm därför av i samband med tolkbeställningen vilka önskemål som finns och skicka gärna ut förberedelsematerial. Det behövs inget särskilt framtaget material utan det kan räcka med föreläsarpresentationer och ett program för dagen eller vad som finns tillgängligt.

Tolkarna måste släppas in i mötet cirka 30 minuter i förväg för att ordna med tekniken. Finns det risk för att mötet drar över tiden är det viktigt att ta höjd för det redan från början så inte tolkarna måste avsluta uppdraget innan mötet är klart, boka hellre lite extra tid. Om tolkarna inte ska iväg till ett annat uppdrag direkt kan de eventuellt erbjuda sig att stanna kvar en liten stund, men det är inget man ska ta för givet.

Planera tolkbehovet vid gruppsamtal i möte

Om mötesdeltagarna ska delas upp i grupprum under mötet behövs noggrann planering av tolkbehovet så rätt tolk följer med till rätt grupprum. Det kan behövas extra tolkar medan gruppdiskussionerna pågår.

När det gäller skrivtolkning på extern länk behövs det nya länkar för gruppdiskussionerna så alla deltagare får sin egen diskussion skrivtolkad. Skrivtolkar kan skicka ut en ny länk för gruppdiskussionerna bara de är informerade i förväg och själva blir förflyttade till rätt grupprum.