Del 1 – Förberdelser

Del 1 av 5.

Som alltid är det viktigt med bra förberedelser. Ju mer du som arrangör vet om deltagarnas behov desto bättre. Vid vanliga, fysiska möten är det ofta ren rutin att fråga om kostpreferenser så fikat kan anpassas efter det. Vid digitala möten är det lika viktigt att fråga om eventuella tolkbehov redan vid inbjudan så du kan boka tolk i god tid.

Mötesledare, föredragshållare eller paneldeltagare ska alla uppmanas att använda headset med mikrofon eller extern bordsmikrofon för bästa möjliga ljudkvalitet.

• Vilka behöver skrivtolk
• Vilka behöver teckenspråkstolk
• Vilka behöver TSS-tolk

Du som arrangerar kan behöva justera inställningarna i mötesplattformens administratörsläge i förväg för att tolkar och eventuell autotext ska synas hos deltagarna.

Tips om tolkning

Oavsett vilken tolkmetod det handlar om är det bra om tolkarna kan förbereda sig inför mötet. Stäm av i samband med tolkbeställningen vilka önskemål som finns och skicka gärna ut underlag. Det räcker med föreläsarpresentationer och ett program för dagen om det är vad som finns. Finns det risk för att mötet drar över tiden är det viktigt att ta höjd för det redan från början så inte tolkarna måste avsluta uppdraget innan mötet är klart. Skrivtolkar kan behöva ansluta till mötet lite i förväg för att ordna med tekniken.

När det gäller skrivtolkning så har olika tolkar och tolkbolag lite olika rutiner. Ibland kan lokala förutsättningar och regelverk göra att tolkarna måste arbeta på ett visst sätt i digitala möten. Med bokning i god tid kan du förväg diskutera med tolkarna vilken metod som blir bäst.

Om mötesdeltagarna ska delas upp i grupprum under mötet behövs planering av tolkbehovet så rätt tolk följer med till rätt grupprum. Gruppindelningen kan göras så flera tolkanvändare hamnar i samma grupp och tolkarna måste flyttas så de kan tolka i rätt grupprum men det kan behövas extra tolkar medan gruppdiskussionerna pågår, särskilt om det är många tolkanvändare.

Digital trygghet

Med en genomtänkt inbjudan som tydligt går igenom vad som gäller kan du redan från början skapa digital trygghet även för ovana mötesdeltagare. Erbjud flera kontaktvägar vid eventuella frågor. Telefonsamtal kan fungera men för de som har svårt att höra i telefon är det viktigt med alternativa kontaktvägar som e-post eller sms. Tipsa gärna om kursen Deltagare vid digitala möten om det behövs så deltagarna kan förbereda sig själva och testa sin egen utrustning i god tid före mötet.

Informera i samband med anmälningsbekräftelsen om vikten av god hörseltillgänglighet. Uppmana alla att använda headset med mikrofon eller extern bordsmikrofon för bästa möjliga ljudkvalitet och kamerabilden måste vara tydlig för att möjliggöra avläsning. Tillåt inte avatarer i de mötesplattformar som har sådana som alternativ.

Repetera gärna avsnitten om mikrofonvett och kameravett i Grundkursen.

Digital trötthet

Digitala möten är mer ansträngande än vanliga fysiska möten på grund av det tvådimensionella formatet när man bara ser varandra på en skärm. Det går inte att avläsa kroppsspråk eller andra signaler lika bra som i det fysiska rummet och den kognitiva belastningen blir större. Alla måste också vara tydligare i sin egen kommunikation för att det som sägs ska gå fram på rätt sätt. För hörselskadade tillkommer den trötthet som många alltid upplever i möten eftersom det är ansträngande att försöka höra, tolka och uppfatta det som sägs.

Som arrangör kan du minska den digitala tröttheten genom att lägga in regelbundna pauser. Låt alla kan stänga av kameran en stund, ta en bensträckare eller bara koppla av några minuter. Fem till tio minuters paus per timme är en bra riktlinje. Sådana pauser uppskattas av alla i mötet, inte bara av personer med hörselnedsättning.