1. Förberdelser

Del 1 av 5 i kursen Arrangera digitala möten.

Som alltid är det viktigt med bra förberedelser. Ju mer du som arrangör vet om deltagarnas behov desto bättre. Vid vanliga, fysiska möten är det ofta ren rutin att fråga om kostpreferenser så fikat kan anpassas efter det. Lika självklar är frågan om eventuella tolkbehov så du kan boka tolk i god tid.

• Vilka behöver skrivtolk
• Vilka behöver teckenspråkstolk
• Vilka behöver TSS-tolk

Du som arrangör kan behöva justera inställningarna i mötesplattformens administratörsläge i förväg för att tolkar och eventuell autotext ska synas hos deltagarna.

Mötesledare, föredragshållare eller paneldeltagare ska alltid uppmanas att använda headset med mikrofon eller extern bordsmikrofon för bästa möjliga ljudkvalitet. Samma rekommendation ska även gälla för deltagare i mötet.

Tips om tolkning

Oavsett vilken tolkmetod det handlar om är det bra om tolkarna kan förbereda sig inför mötet. Stäm av i samband med tolkbeställningen vilka önskemål som finns och skicka gärna eventuellt underlag till tolkarna. Det räcker med exempelvis föreläsarpresentationer eller ett program för dagen om det är vad som finns. Finns det risk för att mötet drar över tiden är det viktigt att ta höjd för det redan från början så inte tolkarna måste avsluta innan mötet är klart. Skrivtolkar kan behöva ansluta till mötet lite i förväg för att hinna ordna med tekniken.

När det gäller skrivtolkning så kan tolkar och tolkbolag ha lite olika rutiner. Ibland kan lokala förutsättningar och regelverk göra att tolkarna måste arbeta på ett visst sätt i digitala möten. Med bokning i god tid hinner du diskutera och komma överens med tolkarna om hur ni ska arbeta tillsammans.

Om mötesdeltagarna ska delas upp i grupprum under mötet behövs planering av tolkbehovet så tolken följer med till tolkanvändarens grupprum. Gruppindelningen kan göras så flera tolkanvändare hamnar i samma grupp men det kan behövas extra tolkar medan gruppdiskussionerna pågår, särskilt om det är många tolkanvändare.

Digital trygghet

Med en genomtänkt inbjudan som tydligt går igenom vad som gäller kan du redan från början skapa digital trygghet även för ovana mötesdeltagare. Erbjud flera kontaktvägar vid eventuella frågor. Telefonsamtal kan fungera men för de som är obekväma med telefon behövs alternativa kontaktvägar som e-post eller sms. Tipsa gärna om kursen Deltagare vid digitala möten så deltagarna kan förbereda sig själva på bästa sätt och även testa sin egen utrustning i god tid före mötet.

Informera i samband med anmälningsbekräftelsen om vikten av god hörseltillgänglighet. Uppmana alla att använda headset med mikrofon eller extern bordsmikrofon för bästa möjliga ljudkvalitet. Kameran måste visa ansiktet tydligt för alla som avläser. Tillåt inte avatarer eller stillbilder i de mötesplattformar som har sådana alternativ. Påminn också om att deltagarna i förväg bör testa de hörlurar och/eller hörhjälpmedel de tänker använda i mötet.

Repetera gärna avsnitten om mikrofonvett, kameravett och lyssna rätt i Grundkursen.

Digital trötthet

Digitala möten är mer ansträngande än vanliga fysiska möten på grund av det tvådimensionella formatet när man bara ser varandra på en skärm. Det går inte att avläsa kroppsspråk eller andra signaler lika bra som i det fysiska rummet och den kognitiva belastningen blir därför större. Alla måste också vara tydligare i sin egen kommunikation för att det som sägs ska gå fram på rätt sätt. För hörselskadade tillkommer den trötthet som många alltid upplever på grund av denna extra ansträngning att försöka höra, tolka och uppfatta det som sägs.

Som arrangör kan du minska den digitala tröttheten genom att lägga in regelbundna pauser. Låt alla kan stänga av kameran en stund, ta en bensträckare eller bara koppla av några minuter. Tio till femton minuters paus per timme är en bra riktlinje. Sådana pauser uppskattas av alla i mötet, inte bara av personer med hörselnedsättning.