4. Kompromisser
Del 4 av 5 – Arrangera hybridmöten.
Vi har redan tagit upp hur krävande det kan vara att arrangera hybridmöten om de ska vara hörseltillgängliga. Avsaknaden av standarder vad gäller teknik gör sig påmind liksom bristande kompatibilitet mellan befintlig teknik, program och mötesdeltagarnas olika förutsättningar. Det är helt enkelt svårt att garantera fungerande hörseltillgänglighet fullt ut även i välutrustade mötesrum.
Varför välja hybridmöte om det är så svårt? Det är en fråga man bör ställa sig men det finns tillfällen där hybridmöte ändå är det bästa alternativet. Det kan finnas starka skäl att välja denna modell om det till exempel är nödvändigt med tillgång till lokala resurser eller om det saknas enskilda rum för alla i möteslokalen.
Som arrangör av ett hybridmöte är det viktigt att ta medvetna och genomtänkta beslut utifrån behov och situation. Det är helt enkelt svårt att få det att bli bra för alla.
- Det kan bli besvärligare för deltagare på plats att använda talarstol även om det ger bra hörseltillgänglighet för deltagarna.
- Den sociala interaktionen i det fysiska rummet kan riskera att ta över så distansdeltagarna hamnar lite utanför.
- Om teknik eller uppkoppling fungerar dåligt för distansdeltagarna kan det vara frestande att fortsätta mötet i rummet utan dem.
- Hörseltillgängligheten i det fysiska rummet kan bli problematisk om det saknas hörslinga.
Streaming via Bluetooth
En kompromisslösning om hörslinga inte finns i det fysiska rummet är att hörselskadade streamar ljudet från mötesplattformen till sina hörhjälpmedel. Du ansluter till mötesplattformen med en egen enhet, till exempel en smartphone. Dock uppstår en oundviklig liten tidfördröjning av ljudet, eftersom du lyssnar på digitalt ljud och inte på ljudet i det fysiska rummet. Denna tidsfördröjning medför också en ekoliknande effekt av din egen röst när du talar i ett fysiskt rum.
Här får varje deltagare hitta sin personliga strategi men en lösning kan vara att pausa streamingen när du själv har ordet. Som alltid är det bra att testa i förväg för att hitta bästa möjliga lösning.
Att tänka på som arrangör av hybridmöten
- Säkerställ att hörslinga till det fysiska rummet fungerar och att ljudet är anslutet till dator och högtalarsystem.
- Inhämta eventuella tolkbehov redan i samband med anmälan.
- Kontakta tolkcentralen och lägg en bokning så tidigt som möjligt.
- Välj den mötesplattform som ska användas och kontrollera tolkfunktionerna.
- Planera eventuell gruppindelning i mötet – tolkar måste placeras i tolkanvändares grupp.
- Välj en kamera och kameraplacering som ger bra bild.
- Välj en mikrofonlösning som ger bra ljud.
- Välj hörlurar eller hörhjälpmedel så du själv hör bra i mötet.
- Kontrollera belysning och ljudmiljö om du ska vara aktiv i mötet.
- Formulera enkla spelregler och skicka ut dem i samband med anmälningsbekräftelsen.
- Finns det möjlighet att erbjuda ett testmöte i den aktuella mötesplattformen är det ofta helt avgörande för den digitala tryggheten och kvaliteten på det kommande mötet.
Här kan du ladda ner och skriva ut en fullständig checklista på vad du kan tänka på som arrangör av hybridmöten.
Summering
Det finns både fördelar och nackdelar med hybridmöten. Tänk igenom behoven och se över befintlig teknik innan du tar ett aktivt beslut om eventuella kompromisser eller val av annan mötesform för att få god hörseltillgänglighet så alla kan vara delaktiga i mötet.