2. Hörseltillgänglig utrustning

Del 2 av 5 – Arrangera hybridmöte.

Moderna mötesrum är ibland förberedda för hybridmöten med en stor skärm, väggfast kamera och kanske takmikrofoner eller en gemensam bordsmikrofon. Detta ger dålig hörseltillgänglighet av flera skäl.

• En gemensam skärm kan inte anpassas efter deltagarnas olika önskemål.
• En väggfast kamera visar sällan enskilda talares ansikte så tydligt att läppavläsning blir möjlig för deltagare på distans.
• Takmikrofoner eller en enda gemensam bordsmikrofon befinner sig för långt från talarens mun och tar dessutom ofta upp rumsljud med dålig ljudkvalitet för alla som resultat.
• Dålig ljudkvalitet ger dålig hörbarhet och även dålig autotextning om sådan används.

Kameralösning

Många med nedsatt hörsel kompletterar mer eller mindre medvetet med avläsning av ansikte och läppar på den som talar och det är därför viktigt att ansiktet syns bra i bild  

För den som ofta har behov av att arrangera hybridmöten är en avancerad bordsplacerad kamera med så kallad talarspårning ett utmärkt alternativ som fungerar allra bäst med ovala eller runda mötesbord. En sådan kamera zoomar automatiskt in på den som har ordet. Under förutsättning att inte talaren tittar bort eller är skymd av exempelvis en dataskärm kan ansiktet filmas på ett sätt som möjliggör avläsning.  

En flyttbar kamera som kan skickas mellan talarna kan också fungera men upplevs ofta som opraktiskt i möten med många aktiva deltagare.  

Ett alternativ som inte kräver extrautrustning är om alla deltagare i det fysiska rummet ansluter till mötesplattformen med sina individuella enheter och använder egna kameror precis som vid vanliga digitala möten. Då kan kamerabilden justeras individuellt. 

Mikrofonlösning

Takmikrofoner bör alltid undvikas, de sitter alldeles för långt ifrån mötesdeltagarna, ekon och rumsljud gör att ljudkvaliteten blir sämre för alla oavsett vilken teknik som används för att lyssna. Bordsmikroner är bättre, särskilt om varje talare har sin egen. Finns det hörslinga i det fysiska rummet ska mikrofonerna vara kopplade till den.   

Högtalare, hörslinga och annan teknik

Om deltagarna kopplar upp sig med egna enheter till mötesplattformen även i det fysiska rummet finns olika ljudlösningar.

En lösning är att deltagare använder hörlurar till sin egen enhet. Dock blir denna lösning sällan en optimal ljudupplevelse för deltagare i fysiskt rum eftersom de hör varandras röster i fysiskt rum och i hörlurar med en liten tidsfördröjning.

Ett annan lösning är att ansluta ljudutrustningen och hörslingan i det fysiska rummet till en dator som är ansluten till mötesplattformen, vilket ofta är mötesarrangörens dator. Endast en dator ska vara ansluten för att undvika rundgång.

När det gäller övriga deltagarnas egna enheter behöver dess högtalarfunktion samt mikrofonfunktionen i mötesplattformen vara avstängda för att undvika rundgång i fysiskt rum. Dock behöver mötesarrangörens dator ha mikrofonfunktion aktiverad i mötesplattformen för att deltagarna som deltar från mötesplattformen ska kunna höra.

För att ett hybridmöte ska vara hörseltillgängligt måste alla tänka på att tala tydligt och inte avbryta eller tala i munnen på varandra. Detta är särskilt viktigt att komma ihåg i det fysiska rummet. Med flera samtidiga talare fungerar varken tolkning eller textning och det blir svårt att hänga med i vad som sägs för de flesta, för hörselskadade kan det bli helt omöjligt.

Det är därför extra viktigt med god mötesordning och det är något som brukar uppskattas av alla.

Streaming via Bluetooth

En kompromisslösning om hörslinga inte finns i det fysiska rummet är att hörselskadade streamar ljudet från mötesplattformen till sina hörhjälpmedel. Du ansluter till mötesplattformen med en egen enhet, till exempel en smartphone. Dock uppstår en oundviklig liten tidfördröjning av ljudet, eftersom du lyssnar på digitalt ljud och inte på ljudet i det fysiska rummet. Denna tidsfördröjning medför också en ekoliknande effekt av din egen röst när du talar i ett fysiskt rum.

Här får varje deltagare hitta sin personliga strategi men en lösning kan vara att pausa streamingen när du själv har ordet. Som alltid är det bra att testa i förväg för att hitta bästa möjliga lösning.

Talarstol i mötet

Inför ett hybridmöte kan du som arrangör fundera på om en särskild talarstol kan ge bättre kontroll på kamera, bild, mikrofon och ljud i mötet. Personer som begärt ordet måste då gå fram till talarstolen där all utrustning finns färdiginställd för bästa möjliga tillgänglighet.

Den komplettering som behövs i detta fall är då möjligheten för deltagare på plats att kunna lyssna via exempelvis hörslinga eller streaming till personliga hörhjälpmedel och att visa tolkning eller textning på en egen enhet.