2. Hörseltillgänglig utrustning

Del 2 av 5 – Arrangera hybridmöte.

Moderna mötesrum är ibland förberedda för hybridmöten med en stor skärm, väggfast kamera och kanske takmikrofoner eller en gemensam bordsmikrofon. Detta ger dålig hörseltillgänglighet av flera skäl.

• En gemensam skärm kan inte anpassas efter deltagarnas olika önskemål.
• En väggfast kamera visar sällan enskilda talares ansikte så tydligt att läppavläsning blir möjlig för deltagare på distans.
• Takmikrofoner eller en enda gemensam bordsmikrofon befinner sig för långt från talarens mun och tar dessutom ofta upp rumsljud med dålig ljudkvalitet för alla som resultat.
• Dålig ljudkvalitet ger dålig hörbarhet och även dålig autotextning om sådan används.

Kameralösning

Många med nedsatt hörsel kompletterar mer eller mindre medvetet med avläsning av ansikte och läppar på den som talar och det är därför viktigt att ansiktet syns bra i bild  

För den som ofta har behov av att arrangera hybridmöten är en avancerad bordsplacerad kamera med så kallad talarspårning ett utmärkt alternativ som fungerar allra bäst med ovala eller runda mötesbord. En sådan kamera zoomar automatiskt in på den som har ordet. Under förutsättning att inte talaren tittar bort eller är skymd av exempelvis en dataskärm kan ansiktet filmas på ett sätt som möjliggör avläsning.  

En flyttbar kamera som kan skickas mellan talarna kan också fungera men upplevs ofta som opraktiskt i möten med många aktiva deltagare.  

Ett alternativ som inte kräver extrautrustning är om alla deltagare i det fysiska rummet ansluter till mötesplattformen med sina individuella enheter och använder egna kameror precis som vid vanliga digitala möten. Då kan kamerabilden justeras individuellt. 

Mikrofonlösning

Takmikrofoner bör alltid undvikas, de sitter alldeles för långt ifrån mötesdeltagarna, ekon och rumsljud gör att ljudkvaliteten blir sämre för alla oavsett vilken teknik som används för att lyssna. Bordsmikroner är bättre, särskilt om varje talare har sin egen. Finns det hörslinga i det fysiska rummet ska mikrofonerna vara kopplade till den.   

Streaming via Bluetooth

Att använda streaming i ett hybridmöte upplevs sällan som en fungerande ljudlösning för deltagare som deltar fysiskt. Det kan dock vara en kompromisslösning om det saknas hörslinga i fysiskt rum eller om deltagare inte har telespole i sina hörapparater.

Deltagare ansluter till mötesplattformen via en egen enhet, till exempel en smartphone, och streamar ljudet till sina hörhjälpmedel. Dock uppstår en liten tidfördröjning av ljudet, eftersom lyssningsljudet kommer från mötesplattformen. Denna tidsfördröjning medför också en ekoliknande effekt av din egen röst när du talar i ett fysiskt rum.

Här får varje deltagare hitta sin personliga strategi men en lösning kan vara att pausa streamingen när du själv har ordet. Som alltid är det bra att testa i förväg för att hitta bästa möjliga lösning.

Högtalare, hörslinga och rundgång

Hybridmöten ställer krav på genomtänkta ljudlösningar i det fysiska rummet, annars uppstår rundgång.  Rundgång i ett rum uppstår när flera enheters mikrofoner i en mötesplattform är påslagna samtidigt.  

Det finns olika ljudlösningar för att undvika rundgång. 

Använd en ljuddator

Endast en dator i rummet är ansluten med ljud till mötesplattformen. Datorljudet kopplas till slingförstärkare, mikrofoner och högtalare i rummet så att ljudet hörs för alla som deltar i mötet.

Denna lösning fungerar sällan optimalt för deltagare i fysiskt rum som vill lyssna via streaming.

Använd individuella enheter i samma rum

Alla deltagare ansluter till mötesplattformen med en egen digital enhet och lyssnar via enhetens ljud. En rekommendation är att deltagarna inte använder enhetens inbyggda mikrofonfunktion, utan ansluter ett headset eller annan mikrofonlösning till enheten.

Denna lösning medför att det uppstår en oundviklig liten tidsfördröjning av ljudet för deltagare i samma rum, när deltagare i samma rum talar. Det beror på att deltagarna hör varandras röster genom mötesplattformens ljud, efter att de hört talarens röst i det fysiska rummet. Det uppstår också en ekoliknande effekt av den egna rösten av samma anledning.

Denna lösning upplevs sällan optimal för deltagare som deltar i samma rum.

Använd individuella enheter i olika rum

Alla deltagare deltar med egna enheter från olika rum, vilket gör att det blir ett digitalt möte. Deltagare som befinner sig fysiskt på samma plats kan samtala med varandra utanför det digitala mötet.

Denna lösning underlättar för deltagare som vill lyssna via streaming.

För att ett hybridmöte ska vara hörseltillgängligt måste alla tänka på att tala tydligt och inte avbryta eller tala i munnen på varandra. Detta är särskilt viktigt att komma ihåg i det fysiska rummet. Med flera samtidiga talare fungerar varken tolkning eller textning och det blir svårt att hänga med i vad som sägs för de flesta, för hörselskadade kan det bli helt omöjligt.

Det är därför extra viktigt med god mötesordning och det är något som brukar uppskattas av alla.

Talarstol i mötet

Inför ett hybridmöte kan du som arrangör fundera på om en särskild talarstol kan ge bättre kontroll på kamera, bild, mikrofon och ljud i mötet. Personer som begärt ordet måste då gå fram till talarstolen där all utrustning finns färdiginställd för bästa möjliga tillgänglighet.

Den komplettering som behövs i detta fall är då möjligheten för deltagare på plats att kunna lyssna via exempelvis hörslinga eller streaming till personliga hörhjälpmedel och att visa tolkning eller textning på en egen enhet.