Checklista gällande hantering av föreningens/distriktens ekonomi
Inför årsmöten och konstituerande styrelsemöten är det en god idé att se över föreningens eller distriktets arbetssätt. Använd följande checklista:
- Utse minst två som tecknar firman på det konstituerande styrelsemöte!
Låt aldrig någon ensam teckna firman, komma åt föreningens konto eller göra betalningar. Enligt HRFs anvisningar till stadgar rekommenderas kollektiv firmateckning vilket innebär att två eller flera personer måste underteckna. - Ha ekonomisk uppföljning som stående punkt på styrelsemöten!
Hela styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningen även för ekonomin – inte bara kassören. Ledamöterna bör löpande uppdatera sig om den ekonomiska situationen, till exempel genom ekonomiska rapporter på styrelsemöten vid flera tillfällen under året. - Hitta rutiner med revisorn för löpande avstämningar mot bankkontot!
- Skapa en trygg kultur i styrelsen!
Då hela styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens ekonomi måste det finnas en trygg kultur. Det ska vara okej att ställa frågor om man inte förstår eller om man vill följa upp något, till exempel om fakturor är betalda. - Minska risken för missbruk och jäv i styrelsen!
Genom att ha klara regler för hur styrelsen ska arbeta och fatta beslut, hur firman tecknas och vad som ingår i ordförandes och kassörens uppdrag kan ni minska risken för missbruk och jäv i styrelsen. Till exempel kan man inte säga generellt att det är olämpligt att ett gift par sitter i samma styrelse, eller att de innehar ordförande- och kassörsposterna. Det finns dock många sammanhang där denna kombination skulle kunna ses som olämplig. Förhållandet i sig är inte jäv, men risken för att jäv ska uppstå är stor. - Skapa en tydlig attestordning!
Vid större inköp, till exempel av datorer, skrivare eller resor, bör någon annan än den som gjort inköpet granska och attestera. - Se över förvaltningen av föreningens kapital!
Förvaltar föreningen ett större kapital så finns det möjlighet att ansluta sig till HRF Konsortium och placera föreningens pengar. Läs mer om HRF Konsortium här.
Vänd er tll Sarah Guhne, sarah.guhne@hrf.se, om ni har några frågor.