Så kommer ni igång med styrelsemöten på distans

Det finns stora möjligheter för er i föreningen eller distriktet att ha styrelsemöten på distans. Här följer lite matnyttiga tips inför ert första distansmöte:

Inför styrelsemötet

Videoplattform
Ta en titt på guiden ”Hörselsmarta distansmöten”, som finns på HRFs faktawebb hörsellinjen.se. Förbundet har ett avtal med plattformen StarLeaf, men det finns även andra plattformar att välja bland. Läs tipsen och fundera på vilken videoplattform som passar er bäst. Boka gärna in ett teknikmöte inför styrelsemötet där alla i styrelsen är med och testar tekniken. Ta hjälp av instruktionerna för respektive plattfor som finns på hörsellinjen.se.

Om ni vill ha tekniska/praktiska råd om chatt- och videoplattformar, kontakta Eric Persson, kommunikatör på HRF: eric.persson@hrf.se eller 0739-01 38 20.

Boka in tolk
Om det finns behov av skrivtolk under mötet, kontakta Tolkcentralen i er region och diskutera hur mötet ska gå till och vilken plattform ni kan använda. Om möjlighet finns, gör ett test med skrivtolken inför mötet för att kontrollera att allt fungerar som det ska.

HRF har gjort en kartläggning om möjligheter för tolkning i videokonferenssamtal

Om ni vill ha råd om hörseltillgänglighet vid distansmöten, till exempel om skrivtolkning och hörhjälpmedel, kontakta HRFs rådgivare på HRFs Hörsellinjen.

Dagordning
Sätt en tydlig dagordning. Avsätt tio minuter i början av mötet för teknikstrul, incheckning och småprat. Distansmöten ska med fördel vara något kortare än vanliga möten. Se till att planera in pauser, särskilt om mötet planeras bli längre än en timme.

För varje punkt på dagordningen går igenom följande:

• Presentation av ärendet
• Frågor
• Presentation av eventuella andra förslag
• Diskussion med talarlista
• Sammanfattning
• Eventuell omröstning

Handlingar till styrelsemötet
Samla alla handlingar i kronologisk ordning i ett dokument. Ett samlat dokument istället för flera kommer att underlätta för alla.

Under styrelsemötet

In- och utcheckning
Ha en kort in- och utcheckning så att alla känner sig sedda. Det är också ett bra sätt att inledningsvis kontrollera att tekniken fungerar för alla.

Instruktion till videoplattformen
Instruera alla deltagare i vilka funktioner i videoplattformen som kommer att vara relevanta att ha koll på under mötet. Det kan till exempel gälla hur man stänger av och sätter på mikrofonen.

Information om mötesrutiner
Gå igenom de hörselsmarta rutiner som gäller för mötet, till exempel att mikrofonen ska vara avstängd när man inte pratar. Gå igenom hur man begär ordet. Läs mer om Hörselsmarta rutiner vid videomöten

Omröstning
Fundera i förhand på hur ni ska lösa omröstningar under mötet. Ett förslag på förfarande är att rösta genom att sätta upp tummen framför kameran. Slå samtidigt på mikrofonen och säg ett tydligt ”ja”. Det är tummen på skärmen som räknas.

Förklara noggrant hur omröstningar ska gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta. Det är viktigt att alla mötesdeltagare förstår tillvägagångssättet.

Mötessekreterare
Utse en mötessekreterare i förväg så att ni inte behöver diskutera detta under själva mötet. Tilldela inte mötessekreteraren någon annan uppgift än att skriva protokoll under mötet. Den uppgiften är fullt tillräcklig att hantera.

Justerare, tillika rösträknare
Ha gärna ett förslag på justerare färdigt innan mötet så att ni inte behöver diskutera detta så mycket under själva mötet. Justeraren får gärna även fungera som rösträknare under mötet.

Pauser
Lägg gärna in en paus mitt i eftersom alla kan behöva röra lite på sig. Påminn deltagarna att stänga av mikrofonen i pausen.

Efter mötet

Utvärdering
Utvärdera hur mötet gick efteråt. Ni kan till exempel testa chattfunktionen i den videoplattform som ni har valt. Vad fungerade bra? Vad fungerade mindre bra? Stäm av vad som behöver åtgärdas, och vem som gör det. Ta med de positiva erfarenheterna till nästa möte.

Glöm inte att berömma er själva att ni har klarat av ert första styrelsemöte via video på distans!

---

Kontakta sarah.guhne@hrf.se om ni har frågor och funderingar