Coronakrisen: Möjligt att skjuta upp årsmöten

Coronakrisen påverkar även HRFs verksamhet. Nu har förbundsstyrelsen beslutat om en generell dispens från stadgarnas tidsgränser för årsmöten. Det innebär att föreningar och distrikt kan skjuta fram årsmöten till senast den 30 juni, om behov finns.

Enligt stadgarna ska HRFs föreningar genomföra sina årsmöten före mars månads utgång och distrikten före april månads utgång. Men i delar av landet är det svårt att hålla sig inom dessa tidsramar, på grund av den pågående corona-pandemin.

Ny tidsgräns: 30 juni

För att underlätta för föreningar/distrikt och samtidigt säkerställa vår viktiga demokrati har förbundsstyrelsen därför beslutat att flytta fram tidsgränsen. Förbundsstyrelsen meddelar att de beviljar avsteg från stadgarna genom att medge en senareläggning av årsmöten för såväl föreningar som distrikt till senast den 30 juni 2020. Datumet kan komma att skjutas fram, beroende på händelseutvecklingen.

Bedöm det aktuella läget

Smittorisken ser olika ut i olika delar av landet och kan förändra sig snabbt. Förbundsstyrelsen framhåller därför att varje föreningsstyrelse och varje distriktsstyrelse måste hålla sig uppdaterade om det aktuella läget och göra egna överväganden utifrån Folkhälsomyndighetens anvisningar och lokala förutsättningar – och sedan fatta beslut om ni kan och vill genomföra årsmöten eller andra medlemsaktiviteter.

Protokollfört beslut

Om ett årsmöte ska skjutas upp är det alltid styrelsen i respektive förening eller distrikt som ska fatta beslutet. Det måste också finnas ett protokollfört beslut. Något fysiskt möte behöver i så fall inte hållas. Det går att fatta beslut på distans – ett så kallat ”per capsulam”-beslut*.

Ändrad tidsfrist för inlämning av uppgifter

Förbundsstyrelsens beslut om årsmötestiden innebär även att tidsfristen för att skicka in föreningsuppgifter till förbundet flyttas fram. Föreningar ska lämna uppgifter senast den 24 juli och distrikt ska lämna uppgifter senast den 11 september.

Påverkas era bidrag?

Förbundets möjligheter att få statsbidrag påverkas inte av att årsmöten flyttas inom året. Men vad som gäller för lokala bidrag har förbundet inte överblick över. Förbundet uppmanar därför föreningar och distrikt att undersöka vilka tidsgränser och andra krav som gäller för att ni ska kunna få eventuella kommunala eller regionala bidrag, så att ni har den informationen innan ni fattar beslut om att flytta årsmöten.

Val av kongressombud

Ombud till kongressen ska formellt sett utses av ett årsmöte.

De flesta ombud är redan anmälda, men några föreningar har ännu inte fattat formella beslut om detta. Förbundet för en dialog med de enstaka föreningar som berörs av detta. Det kan vara bra att veta att föreningsstyrelsen är högsta beslutande organ mellan årsmötena och har därför mandat att fatta beslut om kongressombud, om årsmöte inte kan genomföras i rimlig tid före kongressen.

*Om ”per capsulam”-beslut

Ett beslut per capsulam innebär att beslut fattas utan att styrelsens ledamöter är samlade.

Ordföranden kan då lägga fram beslutsförslag till de enskilda ledamöterna, muntligt eller skriftligt. Ledamöternas ståndpunkter samlas in och protokollförs. I protokollet ska skrivas in att beslutet har fattats per capsulam.

---

Frågor?

Vid frågor om ovanstående, kontakta förbundets organisationsutvecklare Sarah Gühne: sarah.guhne@hrf.se