Coronakrisen: Förbundet avråder från alla fysiska HRF-möten

Förbundet rekommenderar samtliga föreningar och distrikt att skjuta fram eller ställa in även mindre fysiska möten under de kommande veckorna, med anledning av coronaviruset. Årsmöten, medlemsmöten, styrelsemöten med mera bör inte genomföras, av omsorg om våra medlemmar. Detta gäller hela landet.

Alla personer över 70 år bör begränsa kontakter med andra människor så långt det går under en tid framöver, uppmanar Folkhälsomyndigheten. Samtidigt rapporterar så gott som samtliga regioner om samhällsspridning av coronaviruset.

Med anledning av detta avråder förbundet nu från alla fysiska mötesarrangemang inom HRF, oavsett del av landet och även när det gäller mindre möten, som till exempel styrelsemöten.

En stor andel av HRFs medlemmar är över 70 år. En del har också olika hälsoproblem. Vi vill att alla ska hålla sig friska – det är otroligt viktigt både för den enskilde medlemmen och för att vår hårt pressade sjukvård ska orka med. Att avstå från möten är en enkel försiktighetsåtgärd, som varje förening och distrikt bör ta fasta på, även om ingen av deltagarna på mötet upplever några symptom.

Möjligt att skjuta upp årsmöten

Enligt stadgarna ska HRFs föreningar genomföra sina årsmöten före mars månads utgång och distrikten före april månads utgång. Men i förra veckan beslutade förbundsstyrelsen om en generell dispens från stadgarnas tidsgränser. Föreningar och distrikt kan därför skjuta fram årsmöten till senast den 30 juni 2020. Datumet kan komma att ändras, beroende på händelseutvecklingen.

Protokoll och inlämning av uppgifter

Om ett årsmöte ska skjutas upp är det alltid styrelsen i respektive förening eller distrikt som ska fatta beslutet. Det måste också finnas ett protokollfört beslut. Något fysiskt möte behöver i så fall inte hållas. Det går att fatta beslut på distans – ett så kallat ”per capsulam”-beslut.

Förbundsstyrelsens beslut om årsmötestiden innebär även att tidsfristen för att skicka in föreningsuppgifter till förbundet flyttas fram. Föreningar ska lämna uppgifter senast den 24 juli och distrikt ska lämna uppgifter senast den 11 september.

Påverkas era bidrag?

Föreningar och distrikt behöver själva undersöka om ett framskjutet årsmöte påverkar möjligheterna att få kommunala eller regionala bidrag. Förbundet har inte överblick över vilka tidsgränser och krav som ställs i olika delar av landet.

Val av kongressombud

Ombud till kongressen ska formellt sett utses av föreningens årsmöte. De flesta ombud är redan anmälda, men några föreningar har ännu inte fattat formella beslut om detta. Det kan vara bra att veta att föreningsstyrelsen är högsta beslutande organ mellan årsmötena och har därför mandat att fatta beslut om kongressombud, om årsmöte inte kan genomföras i rimlig tid före kongressen.

Styrelsemöten på distans – hur då?

Vad händer när styrelser och arbetsgrupper inte kan träffas fysiskt? Ja, i dag finns det en rad olika möjligheter för att föra samtal och genomföra möten på distans. I nästa vecka skickar förbundet ut information med råd och tips om olika metoder HRFs föreningar och distrikt kan använda – samt hur ni kan säkerställa tillgängligheten vid distansmöten.

---

Frågor?

Vid frågor om ovanstående, kontakta förbundets organisationsutvecklare Sarah Gühne: sarah.guhne@hrf.se